كنترل
هاي داخلي
حسابهاي
بانكي

بالا بودن
مانده حساب
بانكها و تعددحسابهاي
بانكي در
دستگاههاي
دولتي ، احتمال
سوء استفاده
از حسابهاي
بانكي را در
اين بخش دو
چندان نموده و
به همين جهت
ضرورت توجه جدي
و اعمال كنترل
هاي داخلي به
منظور پيشگيري
از وقوع سوء
استفاده هاي
احتمالي در
بخش دولتي
بسيار احساس مي
شود و حساسيت
و دقت بيشتري
را طلب مي
نمايد.

متاسفانه هر
از چندگاهي
شاهد جعل و سوءاستفاده
از چك هاي
دولتي توسط
افراد بي تعهد
و سوءاستفاده
گر مي باشيم
كه بدون شك
وقوع اين امر
علاوه بر
تضييع بيت
المال ،
مشكلات بسياري
را براي عوامل
شاغل در بخش
مالي و شخص مسئول
امور مالي
ايجاد مي كند .
به همين جهت
ضرورت دارد
تمهيدات لازم
به منظور
اعمال كنترل هاي
داخلي
انديشيده شده
و شخص مسئول
امور مالي توجه
ويژه اي به
اين بخش مبذول
داشته و نظارت
هاي لازم دوره
اي را اعمال
نمايد .

هر
چند كه با
وجود كنترل
هاي متعدد نيز
احتمال سوء
استفاده به
صفر نخواهد
رسيد ، ليكن
بدون شك ايجاد
موانع متعدد و
اعمال كنترل هاي
داخلي – تا
جائيكه موجب
بروز تاخيرات
طولاني در
روند اجراي
كارها نگردد -
، ضريب ايمني
كار را به طور
قابل توجه اي
افزايش داده و
احتمال
سوءاستفاده
را كاهش خواهد
داد .

اهداف
برقراري
كنترل هاي
داخلي

به طور
كلي اهداف زير
از برقراري
كنترل هاي داخلي
مناسب در مورد
حساب بانكها
مد نظر مي
باشد :

1-
برنامه
ريزي مناسب
جهت گردش
عمليات چك

2-
نگهداري
صحيح حساب

3-
حفاظت
فيزيكي مناسب
از دسته چكها

4-
تهيه
به موقع صورت
مغايرات
بانكي و توجه
به اقلام باز

5-
پيش
گيري از جعل و
سوءاستفاده
از چكهاي
دولتي

6-
كشف
سريع و به
موقع هرگونه
جعل و
سوءاستفاده احتمالي

كنترل هاي
داخلي
حسابهاي
بانكي

به منظور
نيل به اهداف
فوق لازم است
، به موارد
زير توجه ويژه
اي معمول گردد
:

1-
كليه
حسابهاي
بانكي با مجوز
خزانه مفتوح
شده و به هيچ وجه
از حسابهاي
غير رسمي و
غير مجاز
استفاده نشود
.

2-
از
نگهداري
حسابهاي غير
فعال ( راكد)
بانكي جلوگيري
به عمل آيد و
در هنگام
مسدود نمودن
حسابها ، ضمن
هماهنگي با
خزانه ترجيحا
چكهاي
استفاده نشده
به بانك مربوطه
مسترد گردد.

3-
حداقل
در پايان هر
ماه صورتحساب
لازم از بانكها
اخذ و كنترل
هاي لازم
اعمال گردد.

4-
در
پايان هر ماه
صورت مغايرات
بانكي توسط
فردي مستقل
ازمتصديان
صدور چك و
صدور سند تهيه
و تنظيم گردد.

مغايرات
بانكي

در تهيه و
تنظيم صورت
مغايرات
بانكي توجه به
نكات زير
ضروري است :

Rكليه
دريافتها و
پرداختهاي
مندرج در دفتر
بانك و
صورتحساب
بانكي مي
بايست به ريز
با يكديگر
تطبيق داده
شوند و به صرف
تطبيق مانده
مندرج در
صورتحساب با
دفاتر و يا
واضح بودن
تفاوت نبايد
از تهيه صورت
مغايرات
بانكي
خودداري كرد .

R شرح و
شماره چكها و
حواله هاي
مندرج در
دفاتر و
صورتحساب
دقيقا با
يكديگر مقايسه
شوند .

Rاقلام
برگشتي اعم از
اقلام مندرج
در دفاتر و يا
صورت حساب
بانك ، دقيقا
مورد بررسي
قرار گيرد .

Rاقلام
باز بدهكار
صورتحساب
بانك از
حساسيت ويژه
اي برخوردار
مي باشد . لذا
چنانچه پس از
تنظيم
مغايرات
بانكي
اينگونه
اقلام بيش از
كارمزدهاي
بانكي و هزينه
دسته چك بود ،
متصدي مربوطه
مي بايست
سريعا موضوع
را بررسي و
معيين نمايد
كه چگونه بدون
صدور سند
حسابداري
وجوهي از حساب
برداشت شده است
.

Rاقلام
غير عادي و
سنواتي موجود
در صورت مغايرات
بانكي در هر
ماه استخراج و
دقيقا بررسي
گردد و علت
هاي آن مشخص
شود .

Rبرابر
دستورالعمل
وزارت امور
اقتصادي و دارائي
، چك هائي كه
بيش از 6 ماه از
تاريخ صدور
آنها سپري شده
ابطال و به
حساب 6 خزانه
واريز گردند .(
عاملين مسئول
امور مالي
اينگونه چك ها
را ابطال و با
ارائه رسيد
دريافت وجه
ذينفع ، مبلغ
مورد نظر را
به حساب اداره
كل و يا مديريت
مالي متبوع
واريز نمايند
).

Rحتي
المقدور با
شعب بانكهاي
عامل هماهنگ
شود كه از
واريز وجه نقد
بدون فيش هاي
ممهمور به مهر
امور مالي
خودداري گردد
و در صورت
واريز و عدم
تشخيص موضوع
واريزي ، پس
از اعمال
روشهاي لازم
به منظور
شناسائي
واريز كننده و
موضوع واريزي
، در صورت عدم
كسب نتيجه
لازم مبلغ
واريز شده مي
بايست در اسرع
وقت به حساب 35
خزانه به نام
خزانه تمركز
وجوه نامشخص
واريز گردد .(
عاملين مسئول
امور مالي
مكلفند وجوه
فوق را پس از
اعمال
ترتيبات پيش
گفته ، طي يك
فقره چك به  اداره
كل و يا
مديريت امور
مالي متبوع
خود تحويل
نمايند ).

Rصورت
مغايرات هر
ماه با ماه
قبل مقايسه و
اقلام رفع
مغايرت شده
مورد بررسي
قرار گيرد .

Rصورت
مغايرات
بانكي توسط
فردي مسئول و
جدا از تهيه
كننده ي آن
مورد بررسي
قرار گيرد.

5-
وظائف
صدور چك ،
صدور سند ، و
نگهداري دسته
چكهاي
استفاده نشده
از يكديگر
مستقل باشند .

6-
از
صدور چك در
وجه اشخاص حقيقي
و حقوقي خودداري
و برابر
دستورالعمل
هاي وزارت
امور اقتصادي
و دارائي ،چك
هاي صادره
منحصرا در وجه
شماره حساب و
بانك مشخص
اصدار گردند .(
با عنايت به
اينكه بانك
عامل وزارت
متبوع بانك
كشاورزي مي
باشد فلذا به
منظور تقويت
بانك پيش گفته
و تسريع در
پرداختهاي
اشخاص طرف قرارداد
، توصيه مي
شود از
پيمانكاران ،
مشاوران و
افراد طرف
قرارداد
درخواست شود
كه نزد بانك فوق
حساب لازم را
افتتاح تا
چكهاي صادره
سريعتر وصول
گردد.

7-
به
منظور امكان
تعقيب چكهاي
صادره و
دسترسي به
سوابق برداشت
كنندگان
ازحساب ،لازم
است از
درخواست
صدور چك بانكي
اكيدا خودداري
گردد.

8-
از
پشت نويسي چك
حتي المقدور
خودداري و
تغيير ذينفع
نيزتحت هيچ
شرايطي از
طريق پشت
نويسي انجام نگردد.

9-
چكها
همواره از يك
دسته چك و به
شماره سريال صادر
شود .

10-از دريافت
دسته چك سفيد
بيش از مقدار
مورد نياز
اكيدا
خودداري و به
منظور حصول
اطمينان از
ناقص نبودن
دسته چك ،
چكهاي تحويلي
از بانك حتما
برگ شمار گردد
.

11-توصيه مي
شود ، دسته چك
هاي سفيد نزد
مسئول امور
مالي و يا
شخصي كه وي
تعيين مي كند
قرار داشته
باشد و متصدي
صدور چك پس از
تحويل لاشه
دسته چك قبلي
نسبت به تحويل
دسته چك جديد
اقدام نمايد .

12-برابر
بخشنامه
وزارت امور
اقتصادي و
دارائي براي
پرداخت چكهاي
با مبلغ بيش
از 50 ميليون ريال
تائيديه لازم
صادر گردد .

مطابق
بخشنامه فوق
نامه ،
تائيديه مي بايست
شامل نام
گيرنده چك ،
شماره حساب
بانكي مربوط و
مبلغ عددي و
حروفي چك بوده
كه به امضاء
هاي مجاز
دستگاه
اجرائي ذيربط
رسيده و با درج
شماره و تاريخ
صدور،
جداگانه به
شعبه بانك مربوطه
ارسال و در
غير اينصورت  به نحوي
كه امكان
دسترسي صاحب
چك به محتويات
آن ميسر نباشد
در پاكت
دربسته قرار
داده شود وبه
دارنده چك
تحويل گردد .

13-لاشه دسته
چك همواره به
سند حسابداري
مربوط به
آخرين چك منضم
گردد .

14-چك هاي ابطالي
با نظر مستقيم
مسئول امورمالي
ابطال و به
نحو مناسب
حفاظت شود .

15-رسيد لازم
از ذينفع وصول
كننده چك اخذ
و به اسناد
حسابداري
ضميمه گردد .

16- سعي شود
صدور چك همراه
با مهر برجسته
انجام و مهر
نيز توسط فردي
غير از متصدي
صدور چك نگهداري
شود.

17- از
حفاظت فيزيكي
دسته چك ها
اطمينان حاصل
و مكان مناسب
و مطمئن براي
نگهداري دسته چك
هاي سفيد در
نظر گرفته شود
و دسترسي
افراد ثالث به
دسته چك ها
ميسر نباشد.

18-با
توجه به اينكه
سال مالي
اعتبارات
هزينه اي و
تملك
دارائيهاي
سرمايه اي به
ترتيب منتهي به
31/1  و 31/4
سال بعد مي
باشد و در طول
اين ايام
تداخل سال
وجود دارد ،
فلذا لازم است
دسته چك هاي
هر سال به
صورت جداگانه
مورد استفاده
قرار گيرد .

19-
پرفراژ نمودن
چكهاي صادره و
و تحرير
ماشيني چكها
مورد توصيه مي
باشد.

ضمنا
درخصوص چك هاي
وصولي از
ارباب رجوع ،
لازم است
مكانيزم  مقتضي
به منظور حصول
اطمينان از
ثبت چكهاي
دريافتي و
وصول به موقع
چكها در نظر
گرفته شود.